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Deutschland
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Ansprechpartner für Referenzen
Wenn ein Ansprechpartner für Referenzen gebeten wird, eine Referenz auf der Grundlage seiner Erfahrung mit einem unserer Kandidaten abzugeben, werden wir die Angaben des Ansprechpartners für Referenzen nicht verwenden, um uns in der alternativen Eigenschaft als Kunde bei Ihm zu melden, es sei denn, der Ansprechpartner für Referenzen bittet uns ausdrücklich darum, dies zu tun.
Potentielle Kandidaten Daten
In Bezug auf die Art und Weise, in der wir Ihre Daten erfassen, werden wir, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten von einer Online-Plattform/Website eines Dritten erfassen, die in ihren Nutzungsbedingungen ein Daten-Scraping verbietet, dies bei der Entscheidung, ob wir Ihre Daten aus solchen Quellen erfassen, berücksichtigen.
Wir verwenden die Daten potenzieller Kandidaten, um herauszufinden, ob Sie an unseren Dienstleistungen interessiert sind oder davon profitieren könnten, und um zu beurteilen, ob und wie wir Ihnen helfen können. Wenn wir glauben, dass wir Ihnen helfen können, werden wir Ihre Kontaktdaten verwenden, um mit Ihnen in Kontakt zu treten und herauszufinden, ob Sie an unseren Dienstleistungen interessiert sind. In Deutschland tun wir dies nicht per E-Mail, sondern telefonisch oder per Nachrichten über ein Job-Netzwerk (es sei denn, Sie haben einer Kontaktaufnahme per E-Mail zugestimmt).
Verwendung sensibler oder besonderer Kategorie von Kandidaten- und Zeitarbeitnehmer-Daten
Rasse oder ethnischer Hintergrund
In Deutschland erfassen wir Daten zur Zugehörigkeit der Kandidaten zu einer Religionsgemeinschaft, um unsere Vergütungsprozesse zu erleichtern. Weil dies gesetzlich vorgeschrieben ist, bitten wir Sie nicht um Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung dieser Information.
DSAR-Anträge
Den lokalen Gesetzen zufolge sind wir berechtigt, Ihren DSAR-Antrag abzulehnen, wenn Ihre Daten nur aus den folgenden Gründen gespeichert werden: (i) weil wir gesetzlich verpflichtet sind, sie zu speichern oder (ii) zum Zwecke der Überwachung des Datenschutzes oder zum Schutz von Daten, wenn es einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde, die Informationen vorzulegen, und wenn angemessene technische und organisatorische Maßnahmen die Verarbeitung zu anderen Zwecken unmöglich machen.
Aufforderungen, Ihre Daten zu löschen
Wenn Ihre Daten nicht automatisch verarbeitet werden, sind wir, sofern Ihre Daten nicht unrechtmäßig verarbeitet werden, nicht verpflichtet, Ihre Daten zu löschen, falls das Löschen wegen der verwendeten Speichermethode unmöglich wäre oder einen unverhältnismäßig hohen Aufwand erfordern würde, sofern wir der Ansicht sind, dass Ihr Interesse an der Löschung nur minimal ist.
Wenn Ihre Daten automatisch verarbeitet werden, sind wir ebenfalls berechtigt, die Löschung Ihrer Daten abzulehnen, falls wir Grund zu der Annahme haben, dass die Löschung Ihren berechtigten Interessen zuwiderläuft, oder falls wir durch die Löschung gegen gesetzliche Verpflichtungen, Ihre Daten für einen bestimmten Zeitraum zu speichern, verstoßen würden. Stattdessen wird die Verarbeitung Ihrer Daten unter diesen Umständen auf die in der DSGVO vorgesehenen Art und Weise eingeschränkt.
Marketing-, Retargeting- und Marktforschungszwecke
Soft-Opt-In
Wie im Hauptteil unserer Datenschutzerklärung beschrieben, sind wir berechtigt, uns bei bestimmten Marketingnachrichten, die wir Ihnen zusenden möchten, auf die „Soft-Opt-In“-Einwilligung zu stützen. Für unsere Verwendung der „Soft-Opt-In“-Einwilligung gelten folgende Bedingungen: (i) Wir haben Ihre E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen erhalten; (ii) wir verwenden diese Adresse nur für die Direktvermarktung unserer eigenen (oder im Wesentlichen ähnlicher) Dienstleistungen; (iii) Sie haben dieser Verwendung nicht widersprochen; und (iv) wir weisen Sie in jeder derartigen Mitteilung deutlich auf Ihr Recht hin, die Verwendung abzulehnen.
Opt-In
In allen anderen Fällen des E-Marketings sind wir dazu verpflichtet, Ihre ausdrückliche Einwilligung („Opt-In“) einzuholen, und wir sind dazu verpflichtet, Aufzeichnungen über den Erhalt einer solchen Einwilligung zu führen. Um unseren Verpflichtungen aus dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb nachzukommen, wenden wir das so genannte „Double-Opt-In“-Einwilligungsverfahren an, bei dem wir Sie zunächst bitten, sich für den Erhalt von E-Marketing zu entscheiden, und Ihnen dann eine E-Mail schicken, in der wir Sie bitten, Ihr Einverständnis zu bestätigen. Wir dürfen Sie erst dann in unsere Marketingliste aufnehmen, wenn wir diese zweite E-Mail-Bestätigung erhalten haben.
Retargeting
Wenn Sie in die Datenübermittlung an unsere Werbepartner eingewilligt haben, übermitteln wir Ihre Daten (z. B. Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, Ihre Telefonnummer) in verschlüsselter und pseudonymisierter Form („hashed“) an unsere Werbepartner (eine Liste unserer Werbepartner finden Sie unten). Diese Partner vergleichen diese Daten mit den Daten, die sie bereits über Sie verarbeiten, und wenn sie übereinstimmen, ermöglichen es uns die Partner, gezielte Werbung für diese Übereinstimmungen oder für ähnliche Personengruppen wie Sie zu schalten, was bedeutet, dass die Partner auf ihren Plattformen Hays-Werbung anzeigen, die speziell für Sie oder für Personen wie Sie konzipiert ist. Nach der Feststellung dieser Übereinstimmungen werden Ihre verschlüsselten Daten bei unseren Partnern automatisch wieder gelöscht. Die Partner erhalten infolgedessen keine neuen Adressen. Wir denken, dass dies ein großer Vorteil für Sie darstellt, da Sie nur Werbung erhalten, die auch Ihren Bedürfnissen entspricht.
Unternehmen der Hays-Gruppe & Hays-Werbepartner
Wird in diesem Abschnitt über die Unternehmen der Hays-Gruppe in Deutschland, Österreich, Dänemark und der Schweiz gesprochen, so sind damit die folgenden Unternehmen gemeint:
- Hays AG, mit Sitz in Deutschland
- Hays Professional Solutions GmbH, mit Sitz in Deutschland
- Hays Talent Solutions GmbH, mit Sitz in Deutschland
- Emposo GmbH, mit Sitz in Deutschland
- Hays Holding GmbH, mit Sitz in Deutschland
- Hays Beteiligungs GmbH & Co.KG, mit Sitz in Deutschland
- Hays Vorrat 01 GmbH, mit Sitz in Deutschland
- Hays (Schweiz) AG, mit Sitz in der Schweiz
- Hays Talent Solutions (Schweiz) GmbH, mit Sitz in der Schweiz
- Hays Österreich GmbH, mit Sitz in Österreich
- Hays Professional Solutions Österreich GmbH, mit Sitz in Österreich
- Hays Specialist Recruitment Denmark A/S, mit Sitz in Dänemark
Wenn wir im Zusammenhang mit unserer Werbeeinwilligung von Werbepartnern sprechen, sind damit die folgenden Partner gemeint:
Datenübermittlung in Länder außerhalb des EWR
Sofern wir Sie um Ihre Marketing-Einwilligung in Bezug auf unsere Werbepartner gebeten haben und diese
Sofern wir Sie um Ihre Marketing-Einwilligung in Bezug auf unsere
Werbepartner gebeten haben und diese Beteiligten außerhalb des
Europäischen Wirtschaftsraums ansässig sind, willigen Sie (Art. 49 I a
DSGVO) in eine Übermittlung in Länder außerhalb des Europäischen
Wirtschaftsraums ein, und Sie sind sich bewusst, dass bei diesen
Anbietern/Ländern ein geringeres Datenschutzniveau als im Europäischen
Wirtschaftsraum bestehen kann.
Es besteht insbesondere
das Risiko, dass Ihre Daten durch Behörden zu Überwachungszwecken
eingesehen werden können, auch ohne Rechtsbehelfsverfahren. Die Ausübung
von Datenschutzrechten, die Sie kennen und mit denen Sie nach der DSGVO
vertraut sind, kann schwieriger oder sogar unmöglich sein.
Beteiligten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ansässig sind, willigen Sie (Art. 49 I a DSGVO) in eine Übermittlung in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ein, und Sie sind sich bewusst, dass bei diesen Anbietern/Ländern ein geringeres Datenschutzniveau als im Europäischen Wirtschaftsraum bestehen kann.
Es besteht insbesondere das Risiko, dass Ihre Daten durch Behörden zu Überwachungszwecken eingesehen werden können, auch ohne Rechtsbehelfsverfahren. Die Ausübung von Datenschutzrechten, die Sie kennen und mit denen Sie nach der DSGVO vertraut sind, kann schwieriger oder sogar unmöglich sein.
Marktforschungszwecke
Wenn Sie in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zu Marktforschungszwecken eingewilligt haben, bedeutet dies, dass wir Umfragen zu Zufriedenheit, NetPromoterScore, Personalthemen, Wünschen, Angeboten, soziodemografischen Merkmalen, Tests neuer Plattformen, Testgruppen, UX-Tests und Markenpanels durchführen werden.
Bestimmte Aspekte des deutschen Rechts legen nahe, dass Rekrutierungskandidaten und Mitarbeiter nicht eindeutig voneinander abgegrenzt werden können. Auch wenn wir nicht davon ausgehen, dass diese unklare Abgrenzung im Zusammenhang mit den Kandidaten eines Personaldienstleisters beabsichtigt war, richten wir uns im Zweifelsfall nach den Bestimmungen der DSGVO (sowie des deutschen Rechts, d. h. des neuen Bundesdatenschutzgesetzes), die für Beschäftigungsverhältnisse gelten, um sicherzustellen, dass wir Ihre Daten auch in Zukunft korrekt und rechtmäßig verarbeiten.
Die für Beschäftigungsverhältnisse geltenden Bestimmungen erlauben die Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten zu Zwecken, die im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis stehen, wenn dies für Einstellungsentscheidungen oder, nach der Einstellung, zur Abwicklung oder Kündigung des Beschäftigungsvertrags oder um den gesetzlichen oder durch Tarif- oder sonstige Verträge zwischen dem Arbeitgeber und einem Betriebsrat vorgesehenen Rechten und Pflichten der Arbeitnehmervertreter zu entsprechen und zu genügen erforderlich ist. Weitere Informationen finden Sie in Paragraf 26 des neuen Bundesdatenschutzgesetzes.
D Check für Pay-Agent Services (für Lieferanten und Kunden)
Zweck der Datenerhebung / Art der Daten, die wir sammeln
Da wir Ihnen Zahlungsdienstleistungen nach § 10 Abs 1. ZAG anbieten, sind wir durch das Geldwäschegesetz verpflichtet, die Identität eines jeden unserer Vertragspartner bzw. der für ihn auftretenden Person festzustellen und diese zu dokumentieren. Hierzu verwenden wir ein webbasierten Videoidentifikationsverfahren um Ihnen die Identifizierung so bequem wie möglich zu machen. Während dieses Verfahrens wird ein Hays Mitarbeiter oder ein Mitarbeiter unseres Dienstleisters, der in unserem Auftrag tätig wird und nach unseren Weisungen handelt, Sie bitten sich mittels Kamera zu legitimieren. Das Gespräch wird audio-visuell mitgeschnitten und es werden diverse Bilder (Screenshots) von Ihrem verwendeten Ausweisdokument (der Vorder- und Rückseite, der jeweiligen Sicherheitsmerkmale), sowie von Ihnen selbst aufgenommen. Hierfür bitten wir Sie im Gespräch, jedoch vor Beginn des Prozesses der Aufzeichnung, um Ihr bankenrechtliches Einverständnis.
(„Wir dürfen einmalig im Rahmen dieser Identitätsfeststellung Fotos von Ihnen, sowie von der vollständigen Vorder- und Rückseite Ihres Ausweises (einschließlich dessen Sicherheitsmerkmale) machen. Des Weiteren wird das jetzt geführte Videogespräch zur Identitätsfeststellung visuell und akustisch aufgezeichnet. Die Daten werden anschließend gemäß der gesetzlichen Vorgabe gespeichert. So kann der erforderliche Nachweis für die ordnungsgemäße Durchführung des VideoIdents gegenüber der entsprechenden Regulierungsbehörde jederzeit erbracht werden.“)
Ferner werden in diesem Prozess die auf Ihren Ausweisdokument enthaltenen Angaben (zum Beispiel Vorname, Nachname, Staatsbürgerschaft, etc.) verarbeitet und dokumentiert.
Diese Angaben sind notwendig, um zum einen die Identifizierung zu gewährleisten und darüber hinaus den Identifizierungsvorgang korrekt zu dokumentieren.
Rechtsgrundlage
Art. 6 I c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung), Art. 6 I a DSGVO (Einwilligung) i.V.m . §§ 11, 8 GwG.
Aufbewahrungsfrist
Wir bewahren gemäß den Anforderungen des Geldwäschegesetzes die angefertigten Unterlagen komplett für die Dauer der unser Geschäftsbeziehung mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen und darüber hinaus für einen Zeitraum von 5 Jahren auf.
Alternativen
Die Videoidentifizierung ist für Sie das schnellste und unkomplizierteste Verfahren, um sich gegenüber uns zu legitimieren. Wir können und werden Ihnen auf Wunsch auch alternative Lösungen zur Identifizierung anbieten, wenn Sie uns hierauf ansprechen und dies explizit wünschen.
ID Check für sonstige Hays Leistungen (für Kandidaten und Lieferanten)
Zweck der Datenerhebung / Art der Daten, die wir sammeln
In unserer heutigen virtuellen Zeit treffen wir leider viele unserer Kandidaten, Zeitarbeitnehmer und Lieferanten nicht mehr persönlich. Nichts desto trotz möchten wir für die Durchführung eines ordnungsgemäßen Geschäftsverkehres die Identität unserer Personen (oder in Falle der Zusammenarbeit mit Unternehmen, die Personen, die im Auftrag es Unternehmens tätig werden) überprüfen. Dies erfolgt zum einen aus unserem berechtigten Interesse gewisse interne Compliance-Standards einzuhalten als auch zur Gewährleistung gesetzlicher Vorgaben (wir sind beispielsweise verpflichtet, keine bzw. nur eingeschränkt Dienstleistungen gegenüber „sanktionierten Personen“ zu erbringen).
Hierzu verwenden wir ein webbasierten Videoidentifikationsverfahren um Ihnen die Identifizierung so bequem wie möglich zu machen. Während dieses Verfahrens wird ein Hays Mitarbeiter oder ein Mitarbeiter unseres Dienstleisters, der in unserem Auftrag tätig wird und nach unseren Weisungen handelt, Sie bitten sich mittels Kamera zu legitimieren. Das Gespräch wird audio-visuell mitgeschnitten und es werden diverse Bilder (Screenshots) von Ihrem verwendeten Ausweisdokument (der Vorder- und Rückseite, der jeweiligen Sicherheitsmerkmale), sowie von Ihnen selbst aufgenommen. Hierfür bitten wir Sie im Gespräch, jedoch vor Beginn des Prozesses der Aufzeichnung, um Ihr Einverständnis.
(„Wir dürfen einmalig im Rahmen dieser Identitätsfeststellung Fotos von Ihnen, sowie von der vollständigen Vorder- und Rückseite Ihres Ausweises (einschließlich dessen Sicherheitsmerkmale) machen. Des Weiteren wird das jetzt geführte Videogespräch zur Identitätsfeststellung visuell und akustisch aufgezeichnet. Die Daten werden anschließend gemäß der gesetzlichen Vorgabe gespeichert. So kann der erforderliche Nachweis für die ordnungsgemäße Durchführung des Video-Idents jederzeit erbracht werden.“)
Ferner werden in diesem Prozess die auf Ihren Ausweisdokument enthaltenen Angaben (zum Beispiel Vorname, Nachname, Staatsbürgerschaft, etc.) verarbeitet und dokumentiert. Im Nachgang prüfen wir diese Angaben und stellt sich für uns heraus, dass die Überprüfung erfolgreich war, löschen wir diese Daten. Bei Unstimmigkeiten klären wir diese mit Ihnen halten die Daten für diesen Zeitraum vor.
Diese Angaben sind notwendig, um zum einen die Identifizierung zu gewährleisten und darüber hinaus den Identifizierungsvorgang korrekt zu dokumentieren.
Rechtsgrundlage
Art. 6 I f DSGVO (berechtigtes Interesse)
Aufbewahrungsfrist
Wir bewahren, die während des Gesprächs erfassten Daten für den Zeitraum der Überprüfung der Identität auf und löschen Sie im Anschluss. Dieser Zeitraum beträgt in der Regel wenige Tage.
Wir speichern nach erfolgter Identitätsprüfung während der Dauer unserer Geschäftsbeziehung und für einen Zeitraum von 3 Jahren darüber hinaus lediglich die Information ab, dass Ihre Identität geprüft wurde.
Alternativen
Die Videoidentifizierung ist für Sie das schnellste und unkomplizierteste Verfahren, um sich gegenüber uns zu legitimieren. Wir können und werden Ihnen auf Wunsch auch alternative Lösungen zur Identifizierung anbieten, wenn Sie uns hierauf ansprechen und dies explizit wünschen.
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