Die Umsatzsteuervoranmeldung ist für viele Freiberufler ein heikles Thema: Gleich zu Beginn der Geschäftstätigkeit stellen sich mehrere Fragen: Muss ich Umsatzsteuer abführen? Bin ich als Freelancer von der Umsatzsteuervoranmeldung befreit? Und wie funktioniert diese Umsatzsteuervoranmeldung für Freiberufler eigentlich?
Die Umsatzsteuer ist eine Steuer, die auf den Verkauf von Waren und Dienstleistungen erhoben wird. In Deutschland beträgt der reguläre Steuersatz 19 %, während für bestimmte Güter und Dienstleistungen ein ermäßigter Satz von 7 % gilt.
Man nennt die Umsatzsteuer auch eine Verbrauchersteuer, weil der Endverbraucher diese Steuer trägt. Für Unternehmen ist die Umsatzsteuer ein durchlaufender Posten: Sie zahlen Umsatzsteuer auf ihre Einkäufe (Vorsteuer) und erheben Umsatzsteuer auf ihre Verkäufe. Die gezahlte Vorsteuer können sie von der eingenommenen Umsatzsteuer abziehen, sodass sie nur die Differenz an das Finanzamt abführen müssen.
Und genau hier kommt die Umsatzsteuervoranmeldung ins Spiel. Unternehmen melden regelmäßig dem Finanzamt, wie viel Umsatzsteuer sie eingenommen und wie viel Vorsteuer sie gezahlt haben. Die Differenz wird dann entweder an das Finanzamt abgeführt oder vom Finanzamt erstattet.
Eine Ausnahme von diesem Prinzip gilt für Kleinunternehmer. Erzielst du als Unternehmen oder IT-Freelancer weniger als 22.000 € Umsatz im Jahr, kannst du zur Kleinunternehmerregelung optieren. Somit musst du keine Umsatzsteuer abführen, kannst dafür aber auch keine Vorsteuer geltend machen. Alle Rechnungen müssen umsatzsteuerfrei ausgestellt werden.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Buchführung wird deutlich schlanker und der bürokratische Aufwand sinkt. Im Klartext: Für dich als Freiberufler fällt keine Umsatzsteuervoranmeldung an. Das bedeutet zudem einen weiteren Wettbewerbsvorteil: Die Leistungen können günstiger angeboten werden.
Aber auch Nachteile kommen auf: Nachträglich kann auch in Jahren hoher Investitionen keine Vorsteuer geltend gemacht werden. Und zählen vor allem Geschäftskunden zu deiner Klientel, entsteht ein Wettbewerbsnachteil, da diese wiederum keine Vorsteuer aus ihren Rechnungen ziehen können. Aus diesem Grund entscheiden sich manche Freelancer freiwillig für den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung und nehmen die Umsatzsteuervoranmeldung in Kauf.
Wenn sich Unternehmen oder Freelancer gegen die Kleinunternehmerregelung entscheiden, bedeutet dies gleichzeitig, dass sie sich für die Umsatzsteuer und somit auch für die regelmäßige Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung verpflichten. Dabei handelt es sich um intervallmäßige Vorauszahlungen zur Umsatzsteuer. Hintergrundgedanke: Durch die regelmäßigen Teilzahlungen wird der Unternehmer finanziell entlastet, da nicht am Jahresende mit einem Schlag die komplette Zahlung fällig ist. Weshalb die Umsatzsteuervoranmeldung Freiberuflern auch eine gewisse Art von Planungssicherheit gibt.
Wie oft eine Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt, richtet sich nach der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres. Ausnahme: In den ersten beiden Jahren der Existenzgründung müssen Freiberufler die Umsatzsteuervoranmeldung immer monatlich abgeben.
Unternehmer, deren Steuerschuld des letzten Jahres weniger als 1.000 € betrug, müssen streng genommen gar keine USt.-VA einreichen. Es genügt die jährliche Umsatzsteuererklärung. Für die Befreiung von der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung (nach § 18 Absatz 2 Satz 3 UStG) muss ein Antrag beim Finanzamt gestellt werden. Dieser kann in schriftlicher Form (z.B. per Post) unter Angabe der Steuernummer und Steueridentifikationsnummer erfolgen.
Liegt die Steuerschuld des letzten Jahres hingegen über 7.500 €, erfolgt die Umsatzsteuervoranmeldung für Freiberufler im monatlichen Rhythmus. Abgabetermin ist dabei immer der 10. Tag des Folgemonats, also 10. Februar für Januar, 10. März für Februar usw. Kleiner Tipp: Denk hierbei auch an die Feiertags-Regelung.
Beträgt die Steuerschuld des vorausgegangenen Jahres mehr als 1.000 €, muss der Unternehmer die Umsatzsteuervoranmeldung im aktuellen Jahr quartalsweise, also vierteljährlich, einreichen.
Die Abgabefrist ist jeweils der 10. Tag des darauffolgenden Quartals: Also 10. April für das erste Quartal, 10. Juli für das zweite Quartal usw.
Ausnahme: Fällt der 10. auf einen Feiertag oder ein Wochenende, verschiebt sich der Abgabetermin auch hier auf den ersten darauffolgenden Werktag.
Sind Intervalle und Fristen bestimmt, kannst du die Umsatzsteuervoranmeldung als Freiberufler noch wie folgt einreichen:
1. Anmeldung bei ElsterOnline
Zur USt.-VA benötigt jeder Unternehmer einen Account bei ElsterOnline. Dort wird das Formular dann elektronisch ausgefüllt.
Wichtig ist die zeitgerechte Beantragung des Accounts: Die Freischaltung des Accounts kann bis zu 14 Tage beanspruchen, daher sollte die Anmeldung rechtzeitig vor der ersten USt.-VA erfolgen.
2. Eintragung der Stammdaten
Im ElsterOnline Formular zur Umsatzsteuervoranmeldung müssen zuerst die Stammdaten – also Name, Adresse etc. eingetragen werden. Ist dies erledigt, kann der nächste Schritt erfolgen – die Berechnung des Nettoumsatzes.
3. Berechnung des Nettoumsatzes
Um den Nettoumsatz zu ermitteln, werden zuerst alle Umsätze der entsprechenden Periode nach Steuersatz getrennt summiert. Anschließend wird der Nettoumsatz folgendermaßen ermittelt:
Beispiel: Der IT-Freelancer Mark Mustermann verzeichnet im Juli 2024 2.500 € Umsatz, inklusive 19 % Umsatzsteuer. Sein Nettoumsatz für Juli 2024 beträgt also 2.100,84 €.
Rechenweg: 2.500 € / 119 x 100 = 2.100,84 €
4. Berechnung des Vorsteuerbetrags
Nachdem der Nettoumsatz im Formular eingetragen wurde, muss der Vorsteuerbetrag berechnet werden. Dazu addiert man zuerst die Rechnungssummen aller erhaltenen Rechnungen, wieder nach Steuersatz getrennt. Die Vorsteuer wird wie folgt ermittelt:
Beispiel: Im Juli 2024 tätigt Mark Mustermann Einkäufe über 850 €, inklusive 19 % Umsatzsteuer. Der Vorsteuerbetrag für Juli 2024 beträgt also 135,71 €.
Rechenweg: 850 € / 119 x 19 = 135,71 €
5. Ermittlung der Umsatzsteuervorauszahlung
Sind Nettoumsatz und Vorsteuer korrekt im ElsterOnline Formular eingetragen, ermittelt ElsterOnline nun automatisch den noch zu zahlenden Umsatzsteuerbetrag.
Beispiel: Mark Mustermann trägt entsprechend seinen Berechnungen 2.100,84 € Nettoumsatz und 135,71 € Vorsteuer in seiner Umsatzsteuervoranmeldung ein. ElsterOnline ermittelt seine Umsatzsteuervorauszahlung mit 263,45 €.
Rechenweg: (2.500 € – 2100,84 €) – 135,71 € = 263,45 €
6. Versand der Umsatzsteuervoranmeldung
Nach erfolgter Berechnung der Umsatzsteuervorauszahlung muss die Korrektheit aller Angaben noch einmal bestätigt werden. Danach kann die USt.-VA per Mausklick direkt online eingereicht werden.
7. Bezahlung der Umsatzsteuervorauszahlung
Ist die Umsatzsteuervoranmeldung online abgeschickt, muss nur noch der Zahlbetrag überwiesen werden. Das Finanzamt stellt dafür nicht eigens eine Rechnung aus.
Prinzipiell bist du als Unternehmer selbst für die rechtzeitige und korrekte Zahlung zum Abgabetermin der Umsatzsteuervoranmeldung verantwortlich. Überweise den korrekten Betrag an das Finanzamt, die Bankverbindung findest du in der Regel unten im Brieffuß oder auch auf der Website. Im Verwendungszweck gibst du deine Steuernummer und den Zeitraum an, für den die Zahlung erfolgt (z.B. “UStVA 10/2024”).
Unser Tipp: Wer sich die manuelle Überweisung ersparen möchte, kann dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung erteilen. Dadurch werden die fälligen Beträge automatisch abgebucht, und du musst dir keine Sorgen um die Einhaltung der Abgabetermine machen.
Die Umsatzsteuervoranmeldung ist ein wichtiger Aspekt für viele Freiberufler, der oft Fragen aufwirft. Während Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer und damit auch von der Voranmeldung befreit sind, müssen sich andere Freelancer regelmäßig mit der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung auseinandersetzen. Du solltest dich daher frühzeitig mit den Fristen und Terminen vertraut machen. Um die Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt korrekt durchzuführen, empfiehlt sich schrittweise vorzugehen und die Bezahlung korrekt und fristgerecht abzugeben.
Nadine Roth
Nadine Roth ist als Digital Marketing Professional verantwortlich für die erfolgreiche Positionierung von tribeworks im digitalen Raum. Ihre umfassende Erfahrung mit SaaS-Produkten fließt in den Aufbau und die Optimierung des digitalen Vertriebskanals von tribeworks ein. Neben der Entwicklung von Strategien zur Stärkung der Markenidentität und Positionierung, konzentriert sie sich auch auf die interne und externe Kommunikation des Produkts. Darüber hinaus unterstützt sie bei der Erstellung von Content, der die Zielgruppe anspricht und die Markenbotschaft wirkungsvoll vermittelt.
LinkedIn