Beim Thema Fahrtkosen, Dienstreisen und Spesenabrechnung denken die meisten an festangestellte Mitarbeitende, die im Auftrag ihres Unternehmens unterwegs sind. Aber auch Freelancer müssen häufig zu ihren Kunden reisen und können daher Spesen in Rechnung stellen. Wie du korrekt deine Fahrtkosten Kunden in Rechnung stellst, erfährst du hier.
Durch fehlendes oder nicht ausreichendes Spesenmanagement kann dir als Freelancer viel Geld und Zeit verloren gehen. Generell haben Selbstständige zwei Möglichkeiten, mit dem Thema Spesen umzugehen:
Es ist also sehr wichtig, dass der Umgang mit Spesen und Reisekosten im Vorhinein mit dem Auftraggeber besprochen und vertraglich festgehalten wird.
Wenn Freelancer und Kunde sich darauf einigen, entstandene Fahrtkosten über eine Spesenabrechnung zu verrechnen, ist es wichtig, alle tatsächlichen Kosten festzuhalten. Für die Fahrtkosten mit dem Auto gilt in der Regel eine Kilometerpauschale pro gefahrenem Kilometer, die mit dem Auftraggeber vereinbart werden muss. Im Jahr 2024 beträgt die Kilometerpauschale 30 Cent pro Kilometer.
Um die Fahrtkosten dem Kunden in Rechnung zu stellen, muss auf die tatsächlichen Ausgaben dann noch die Umsatzsteuer erhoben werden. Diese ist bei den Fahrtkosten gleich hoch wie bei der erbrachten Hauptleistung – üblicherweise sind das 19 %. Wenn die Spesenabrechnung digital eingereicht wird, können sämtliche Belege als Scan mitgereicht werden. Als Freelancer ist es ratsam, alle Belege direkt zu scannen und zu archivieren.
Zunächst müssen sich Freelancer darüber im Klaren sein, wann eine Reise eine Dienstreise ist und welche Arten von Ausgaben überhaupt über die Spesenabrechnung geltend gemacht werden können.
Alle berufsbedingten Veränderungen des Arbeitsortes gelten grundsätzlich als Dienstreise und beinhalten somit auch für Freelancer Fahrtkosten. Wichtig ist, dass der tatsächliche Arbeitsort vom regelmäßigen Arbeitsort abweicht und sich außerhalb der eigenen Wohnung befindet. Treffen beide Voraussetzungen zu, steht Freelancern für Hin- und Rückfahrt eine Erstattung der Fahrtkosten zu.
Konkret bedeutet das, dass Freelancer ihren Kunden Fahrtkosten in Rechnung stellen können, wenn sie zu einem Geschäftstermin fahren, solange dieser außerhalb der eigenen Wohn- oder Büroräume stattfindet. Zu den Reisekosten zählen bspw. die Kosten für Bahn- und Flugreisen, Hotels, Airbnbs oder auch Reisen mit dem eigenen PKW.
Damit es am Ende kein böses Erwachen gibt und Freelancer nicht auf den entstandenen Kosten sitzen bleiben, ist es wichtig, das Vorgehen zuvor mit dem Kunden abzusprechen.
Sofern die Auftraggeber einverstanden sind, zusätzlich zum Tagessatz auch für alle anfallenden Spesen aufzukommen, sollte sich der Freelancer über die Spesenrichtlinien und -fristen des jeweiligen Unternehmens informieren. Nur wenn die Spesenabrechnung korrekt und fristgerecht eingereicht wird, kann sie von den Unternehmen entsprechend bearbeitet und zurückerstattet werden. Dabei sollte man sich allerdings womöglich auf eine längere Wartezeit einstellen, da der manuelle Prozess des Ausgabenmanagements in vielen Unternehmen komplex und zeitaufwendig sein kann.
Es gibt unterschiedliche Arten von Belegen und Rechnungen. Grundsätzlich können sie digital oder in Papierform gestellt werden. Für die digitale Form nutzen viele Restaurants und Unternehmen inzwischen die Zustellung per E-Mail.
Beispiele für Belege können sein:
Was laut Bundesreisekostengesetz für die Mitarbeitenden eines Unternehmens gilt, gilt auch für Freelancer: Sind sie mehr als acht Stunden im Inland für ihren Arbeitgeber unterwegs, haben sie die Möglichkeit, eine 14 Euro Verpflegungspauschale zu erhalten. Auch das muss zu Beginn des Projekts mit dem Auftraggeber vereinbart werden.
Erst bei mehrtägigen Dienstreisen entfällt die Regel der Mindestabwesenheit für An- und Abreisetag, die ebenfalls mit 14 Euro Tagespauschale geltend gemacht werden können. Für alle weiteren Tage, an denen man länger als 24 Stunden auswärts arbeitet, stehen Freelancern 28 Euro zu. Achtung: Lädt der Auftraggeber zum Frühstück ein, wird die Verpflegungspauschale um 20 % gekürzt, beim Mittag- und Abendessen sogar jeweils um 40 %.
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Freelancer können die Reisekosten über drei verschiedene Wege mit dem Kunden abrechnen oder diese über die Steuererklärung geltend machen. Dazu gilt immer die Absprache, die mit dem Auftraggeber getroffen wurde.
Als erste Variante bietet sich die Abrechnung als Nebenkosten an. Die Nebenkosten werden dazu mit dem gleichen Steuersatz berechnet, wie die jeweiligen Auftragskosten. Wenn der Freelancer einen Auftrag mit 19 % MwSt. besteuert, müssen auch alle Kosten für die Reise mit 19 % MwSt. berechnet werden.
Die zweite Variante umfasst die Einberechnung der Auslagen in das Angebot. Dies wäre die Variante mit dem geringsten Aufwand, da Freelancer und Auftraggeber sich nur zu Beginn auf einen Pauschalsatz einigen müssen. In diesem Fall sollten Freelancer jedoch von vornherein gut abschätzen können, wie hoch die Reisekosten ausfallen werden.
Die letzte Variante wäre die Einzelabrechnung der Reisekosten. Hierzu wird dem Auftraggeber eine gesonderte Rechnung über die Reisekosten gestellt. Die tatsächlichen Kosten werden aufgelistet und der Umsatzsteuersatz mit aufgeführt. Jede Quittung und/oder Rechnung sollte dazu auf den Kunden ausgestellt sein, damit diesem ein Vorsteuerabzug zusteht.
Entscheidet sich der Freelancer für die Abrechnung über die Steuererklärung, sollten alle Belege aufbewahrt werden. Zudem empfiehlt es sich, alle Reisekosten sofort zu dokumentieren. So geht im Nachhinein nichts verloren oder wird vergessen.
Zusätzlich sollte abgewogen werden, wie die Buchhaltung generell erfolgen soll. Klassisch wird manuell festgehalten, wie hoch Rechnungen bzw. Quittungen ausfallen und welchem genauen Zweck sie dienen.
Generell gilt: Eine geordnete und digitale Buchhaltung stellt hier auch im Nachhinein den Überblick sicher und bereitet bereits während der Dokumentation alle Unterlagen für den Steuerberater und das Finanzamt vor. Dazu gibt es inzwischen zahlreiche Softwares und Angebote, die die Buchhaltung als Freelancer vereinfachen sollen.
Die Möglichkeiten zur Reisekostenabrechnung sind vielseitig. Dennoch ist hier eine konsequente Linie wichtig. Es sollte nicht von Kunde zu Kunde unterschiedliche Abrechnungswege geben. Dies führt häufig zu Verwirrung und Fehlern. Egal, wofür du dich entscheidest: Achte darauf, dieses Thema immer zu Beginn der Beauftragung mit deinem Kunden zu besprechen und einen Weg zu finden, der für beide Parteien angemessen ist. Zudem ist es wichtig, den Überblick über all deine Spesen zu behalten und Belge am besten direkt zu scannen und zu archivieren.
Pierre Queinnec
Pierre Queinnec ist CEO von Jenji. Der 40-Jährige kann auf mehr als zwei Jahrzehnte Erfahrung in der Software-Branche zurückblicken: Bevor er Jenji 2014 gemeinsam mit Nicolas Andre gründete, war Queinnec Co-Founder und CTO bei Zenika sowie Mitgründer von Allegoria, einer SaaS-Lösung für Steuerberechnungen. Queinnec hat einen Abschluss als Ingenieur von der École Supérieure des Sciences Informatiques (ESSI) in Sophia Antipolis und von der McGill University in Montréal.
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