Personalengpass: Wie ist er zu verhindern?

Was ist ein Personalengpass? 

Personalengpässe sind kurz- oder langfristige Personalbedarfe, die nicht gedeckt werden können. Die Unternehmen sind nicht in der Lage, die benötigten Talente für ihre freien Stellen zu finden oder ihnen fehlt das nötige Fachwissen, um bspw. neue Aufgabenbereiche erfolgreich abzudecken. Das kann zu einer echten Belastungsprobe für sie werden. Häufig gehen solche Personalengpässe auf den akuten Fachkräftemangel zurück, der heutzutage eine der größten Herausforderungen für die deutsche Wirtschaft darstellt.

Laut dem Hays HR-Report 2023 sind 56 % der deutschen Unternehmen aktuell stark bis sehr stark von dem Fachkräftemangel betroffen. Im Vergleich dazu sehen sich nur 6 % der Unternehmen als wenig bis gar nicht betroffen¹.

Besonders die Geschäftsführung sowie die HR-Abteilung kennen den Ernst der Lage: 61 % der Geschäftsführenden und HR-Verantwortlichen geben an, stark bis sehr stark vom Personalengpass betroffen zu sein – das sind noch einmal 5 % mehr als der Durchschnitt³.

Wie entstehen Personalengpässe? 

Personalengpässe in Unternehmen und somit auch der Fachkräftemangel haben vielfältige Gründe. Meist hat es jedoch mit einer der beiden folgenden Ausprägungen zu tun: dem akuten Fachkräftemangel und dem langfristigen Fachkräftemangel.  

1. Ein akuter Fachkräftemangel entsteht häufig durch kurzfristige Fehlplanungen oder unvorhergesehene Entwicklungen, auf die ein Unternehmen relativ schnell reagieren muss. In solchen Fällen kann durch eine frühzeitige und vorausschauende Personalplanung, oder den Aufbau eines Kompetenz-Pools in der Regel zügig Abhilfe geschafft werden. Bei geeigneten Aufgabenpaketen oder fehlendem Know-How können flexible Maßnahmen wie die Beauftragung von Freelancern den Ressourcenengpass in der Regel zügig beheben.  Aber Achtung: Der Personalmangel ist nicht zwangsläufig auf eigene Versäumnisse zurückzuführen, sondern kann auch durch äußere Faktoren wie bspw. Neuerungen der Gesetzgebungen oder schnelles Wachstum bedingt sein. Eine proaktive und anpassungsfähige Personalstrategie kann jedoch helfen, solchen Engpässen vorzubeugen und sie effizient zu lösen – auch wenn dies nicht immer in der Verantwortung der HR-Abteilung oder des Recruiters allein liegt. 
2. Der langfristige Fachkräftemangel hingegen entsteht durch tiefgreifende, strukturelle Veränderungen, wie den demografischen Wandel, technologische Entwicklungen oder wirtschaftliche Unsicherheiten. Diese Faktoren sind schwerer zu beeinflussen und erfordern langfristige Strategien wie kontinuierliche Weiterbildung, eine stärkere Integration von Diversität und Inklusion sowie das frühzeitige Identifizieren von zukünftig relevanten Skills für das eigene Unternehmen und das Anwerben von passenden Talenten. 

Die Hauptursachen für einen Personalengpass

Die Hauptursachen für Personalengpässe in Unternehmen lassen sich insgesamt auf vier wesentliche Faktoren zurückführen: 

1. Der demografische Wandel: Die Bevölkerung altert und qualifizierte Arbeitskräfte wandern ab.  

2. Anforderungen steigen und werden spezifischer: Der Wandel der Arbeitswelt verlangt neue Skills und lässt gleichzeitig manche erworbenen Kenntnisse in den Hintergrund rücken. Das führt dazu, dass weniger Arbeitnehmer mit den gefragten Qualifikationen zur Verfügung stehen.  

3. Fehler in der Personalplanung: Eine nachhaltige und flexible Personalstrategie ist wichtig für Unternehmen, um ihre Ressourcen effizient einzusetzen oder weiterzubilden. Ansonsten entstehen Lücken, die kurzfristig nicht gefüllt werden können.   
4. Wirtschaftliche Krisen: Konjunkturschwankungen oder geopolitische Unsicherheiten führen oft dazu, dass Unternehmen Personal abbauen müssen, um Kosten zu senken. Dieser Personalabbau kann jedoch langfristig zu einer Ressourcenlücke führen, da nach der Krise wichtige Fachkräfte fehlen. 

Mögliche Folgen eines Personalengpasses: Frustration und Überlastung 

Die Folgen von Personalengpässen auf ein Unternehmen können gravierend sein. Aufgrund der verminderten Kapazitäten durch zu wenig Personal bleibt auch die Produktivität des Teams auf der Strecke. Das kann in schlimmen Fällen zu Umsatzeinbußen führen.  

Zudem erhöht sich die Arbeitsbelastung für die übrige Belegschaft, worauf es zu Frust und Überlastung bei den Mitarbeitenden kommen kann. Jeder dritte Beschäftigte, der einen Personalengpass erlebt, checkt regelmäßig offene Stellenanzeigen⁴. Dies führt zu einer Negativ-Spirale, die für Unternehmen ein ernsthaftes Problem darstellt. 

Die größten Risiken eines Personalengpasses zusammengefasst: 

• Verminderte Produktivität im Unternehmen  

• Projekte / Aufträge können nicht wie geplant abgeschlossen werden  

• Frustration im Team durch Überlastung  

• Vermehrte Krankenstände durch überlastete Mitarbeitende 

Was tun gegen Personalengpässe? 3 wichtige Maßnahmen 

Um nicht von einem Personalengpass überrascht zu werden und dem Fachkräftemangel stark gegenübertreten zu können, können Unternehmen verschiedene Maßnahmen ergreifen. Sie müssen Entlastungspotenziale erkennen und ihre Belegschaft stärken. Doch wie ist das möglich? 

Personalbeschaffung als wichtigste Maßnahme 

Um einem drohenden Personalengpass (präventiv) entgegenzuwirken, sollten Unternehmen, je nach Möglichkeit, ihre Mitarbeitenden durch zusätzliche Ressourcen entlasten. Wenn sich die Personalsuche schwieriger gestaltet, kann dies auf unterschiedliche Wege unterstützt werden, wie zum Beispiel durch Quereinsteiger oder die Verstärkung durch Arbeitnehmerüberlassung. Auch die Einführung eines Mitarbeiterempfehlungs-Programmes kann dabei helfen, neue Kandidaten anzusprechen und für sich zu gewinnen. Bei bestimmten Aufgaben oder Arbeitspaketen kann auch eine Beauftragung von Freelancern eine hilfreiche Maßnahme sein. 

Kurzfristige Lösungen bei akuten Herausforderungen 

Wenn akute Personalengpässe auftreten oder spezifisches Know-how im Unternehmen fehlt, bieten sich kurzfristige Lösungen wie die Unterstützung durch Personaldienstleister oder Freelancern an. 

Personaldienstleister bieten eine schnelle Möglichkeit, qualifizierte Mitarbeitende zu finden, die direkt und dauerhaft in das Unternehmen integriert werden. Dies ist besonders nützlich, wenn rasch Personal benötigt wird, um dringende und vor allem dauerhafte Anforderungen zu erfüllen. 

Ein bekannter Personaldienstleister ist Hays. Hays vermittelt qualifizierte Fachkräfte und Experten sowohl für festangestellte Positionen als auch für temporäre Einsätze. Das Unternehmen kann Ressourcen für spezifische Projekte vermitteln, auch Freelancer, und hilft bei der schnellen und gezielten Besetzung von offenen Positionen, um Engpässe in Unternehmen zu vermeiden. 

Freelancer sind eine flexible Option, um kurzfristig und projektbezogen fachliche Engpässe zu bewältigen. Sie bringen spezialisierte Kenntnisse mit, die im Unternehmen schnell gebraucht werden, und können sofort in die Arbeit einsteigen, ohne langfristige Verpflichtungen einzugehen. Zudem können Unternehmen einzelne Arbeitspakete an Freelancer vergeben, um gezielt Engpässe in bestimmten Bereichen zu lösen. 

Eine digitale Plattform, die sich auf die Vermittlung von Freelancern spezialisiert hat, ist tribeworks. tribeworks bietet Unternehmen die Möglichkeit, schnell und unkompliziert qualifizierte Freelancer zu finden, die genau ihren Anforderungen entsprechen. So können Personalengpässe effektiv und effizient gemindert werden. 

Du hast bisher noch nicht mit Freelancern zusammengearbeitet und möchtest wissen, was ein Freelancer ist? Dann lies unseren Blogartikel dazu.

Längerfristige Lösungen zur Entlastung 

1. Teilzeitbeschäftigung: Mitarbeitende arbeiten weniger Stunden pro Woche als Vollzeitkräfte, was Flexibilität bietet und Kosten senken kann. 

2. Arbeitnehmerüberlassung: Unternehmen können Personal für einen begrenzten Zeitraum einstellen, um kurzfristige Bedürfnisse zu decken. 

3. Werkstudenten: Studierende arbeiten häufig neben ihrem Studium in Teilzeit, was eine kostengünstige Möglichkeit ist, junge Talente zu gewinnen. 

4. Praktikanten: Auch Praktikanten stehen am Anfang ihrer Karriere, sammeln Berufserfahrung und können bei Bedarf in Vollzeitstellen übernommen werden. 

5. Remote-Arbeit: Mitarbeitende arbeiten von verschiedenen Standorten aus, was den Zugang zu einem breiteren Talente-Pool ermöglicht. So können auch Fachkräfte aus dem Ausland eine wichtige Rolle bei der Besetzung von Stellen spielen. 

6. Outsourcing: Bestimmte Aufgaben oder Projekte werden an externe Dienstleister vergeben, um Ressourcen zu schonen. 

Mit einer nachhaltiger Personalstrategie vorbeugen 

Neben kurzfristigen und langfristigen Lösungen zur Entlastung ist es wichtig, eine nachhaltige Personalstrategie zu entwickeln. Dies beinhaltet eine vorausschauende Personalplanung, die Berücksichtigung zukünftiger Anforderungen und die kontinuierliche Weiterbildung der Mitarbeitenden. Eine langfristige Strategie hilft, Personalengpässe frühzeitig zu erkennen und ihnen entgegenzuwirken.  

Zudem ist es wichtig für Unternehmen, die Weiterbildung der Mitarbeitenden, sowie Nachwuchstalente zu fördern. Upskilling – also die gezielte Weiterbildung der Mitarbeitenden – ist für 42 % der Unternehmen ein sehr wichtiges Thema. Das fand Hays im aktuellen HR-Report 2025 zu Up- und Reskilling in Unternehmen heraus. 

Employer Branding als Sicherheit für zukünftige Talente 

Ein starkes Employer Branding hilft dabei, qualifizierte Fachkräfte anzuziehen und langfristig zu binden. Eine positive Arbeitgebermarke positioniert das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber, erleichtert die Rekrutierung und stärkt die Mitarbeiterbindung.  

Zu den wichtigen Employer Branding-Maßnahmen zählen u.a.: 

• klare Werte und eine positive Unternehmenskultur, um gezielt potenzielle Kandidaten anzusprechen. 

• Mitarbeiter-Benefits wie ein Ticket für den öffentlichen Nahverkehr, betriebliche Altersvorsorge oder Fitnessangebote. 
• das Bieten von Entwicklungsmöglichkeiten. Das ist für mehr als 70 % der befragten Mitarbeiter ein ausschlaggebender Faktor⁵.

Personaldienstleister 

Personaldienstleister können Unternehmen dabei unterstützen, schnell und flexibel auf Personalengpässe zu reagieren. Sie bieten Zugang zu einem breiten Netzwerk von Fachkräften und können bei der Suche nach geeigneten Kandidaten helfen. Dies entlastet die internen Personalabteilungen und ermöglicht eine effiziente Personalbeschaffung. 

Fazit: Personalengpässe in Unternehmen sind keine Seltenheit

Personalengpässe sind unter anderem durch den aktuellen Fachkräftemangel keine Seltenheit in Unternehmen. Dennoch können sie gravierende Auswirkungen haben, da die Überlastung der übrigen Mitarbeitenden zu Frustration und im schlimmsten Fall zur Kündigung führen kann.  

Es ist daher wichtig für Unternehmen, eine gezielte Personalstrategie auszuarbeiten und auch in akuten Fällen schnell reagieren zu können. Eine mögliche Lösung für akuten Ressourcenbedarf ist der Einsatz von Freelancern. Plattformen wie tribeworks helfen dabei, schnell und einfach Ressourcen oder Know-how zu finden, die gerade benötigt werden. Dabei erhalten die Unternehmen Unterstützung von Beratern, die genau wissen, welche Freelancer am besten geeignet sind. 

FAQ: Personalengpass

1. Hays HR-Report 2023 ↩︎
2. Hays HR-Report 2023 ↩︎
3. Hays HR-Report 2023 ↩︎
4. Institut Deutscher Wirtschaft Köln ↩︎
5. Haufe ↩︎